Rollen im Workspace

Jeder Account hat im jeweiligen Workspace genau eine Rolle. Sie bestimmt, welche Bereiche du in der Navigation siehst und welche Aktionen du ausführen darfst.

Rolle wechseln

Nur Tenant-Admins können Rollen ändern. Die Funktion liegt unter Tenant-Admin → Benutzer → Klick auf einen Benutzer → „Rolle ändern". Pro Workspace ist eine E-Mail-Adresse immer an genau eine Rolle gebunden.

Erster Login & Setup

Direkt nach der Registrierung läuft ein kurzer Setup-Pfad, der die wichtigsten Workspace-Daten erfasst. Alles lässt sich später unter Tenant-Admin → Einstellungen anpassen.

Schritte nach der Registrierung

1. E-Mail bestätigen. Du bekommst eine Mail mit Verifizierungs-Link. Der Link ist 24 Stunden gültig.
2. Anmelden. Mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort, das du bei der Registrierung gewählt hast.
3. Setup-Wizard ausfüllen. Organisation, Sprache, Branchen­zugehörigkeit. Optional — kann später ergänzt werden.
4. Beispiel-Umfragen ansehen. Auf deinem Dashboard liegen ein SUS- und ein ODI-Beispiel mit ca. 15 bzw. 10 fiktiven Antworten. Ideal, um Auswertung und Insights kennenzulernen, bevor du echte Daten erhebst. Beispiele tragen ein „Sample"-Label und lassen sich jederzeit löschen.
5. Benutzerattribute definieren — bevor du Benutzer einlädst. Geh in Einstellungen → Benutzerattribute und überlege: welche Profilfelder brauchst du, um deine Auswertungen später segmentieren zu können? Klassisch sind Abteilung, Rolle, Geburtsdatum (für Altersgruppen-Bucket), Standort oder Plan-Typ. Drei Beispiel-Setups im Detail →
6. Setup-Checkliste auf dem Dashboard abarbeiten. Sie zeigt, was für einen produktiven Start noch fehlt — z. B. Logo, Benutzer einladen, erste echte Umfrage.

Trial-Zeitraum

Neue Workspaces bekommen automatisch eine 14-tägige Testphase auf dem Plan „Decision Pro" — du hast also vollen Funktions­umfang inklusive AI-Insights. Ein dezenter Banner zählt die verbleibenden Tage; in den letzten drei Tagen wechselt er in eine deutlichere Variante.

Läuft die Testphase ab, wird der Workspace nicht gesperrt. Er wird beim nächsten Login automatisch auf den kostenlosen Plan „Free Discovery" heruntergestuft und bleibt nutzbar. Free ist unbefristet und umfasst eine aktive Umfrage, 25 Antworten pro Monat, einen Editor-Platz und die Basis-Methoden SUS, ODI und Questionnaire — ohne AI-Funktionen, Kampagnen, Ergebnis-Freigabe und Export. Deine bestehenden Daten bleiben erhalten; ein Upgrade auf einen bezahlten Plan ist jederzeit möglich. Details unter Plan & Abrechnung.

Umfrage-Lebenszyklus

Jede Umfrage durchläuft vier klar getrennte Zustände. Den aktuellen Status siehst du auf der Umfrage-Karte als kleines Status-Label.

Eine neue Umfrage anlegen

1. Dashboard → Neue Umfrage oder Menü → Umfragen → Erstellen.
2. Einstieg wählen: Typ manuell festlegen (siehe Umfrage-Typen), eine Vorlage aus der Bibliothek nehmen — oder „Mit KI erstellen", das Typ und Fragen aus deinem Ziel vorschlägt.
3. Titel, optional Beschreibung; Items und Skalen konfigurieren. Ein Anwendungsfall (Use-Case) ist Pflicht — ohne ihn bleibt der „Veröffentlichen"-Button gesperrt. Nach der Veröffentlichung ist das Feld nicht mehr änderbar.
4. Datenschutz-Optionen (welche Profilfelder mitgesendet werden) und Zielgruppe wählen.
5. Vorschau testen. Prüfe Skalen-Beschriftungen, Item-Reihenfolge und Pflichtfelder, bevor du veröffentlichst.
6. Veröffentlichen. Der Teilnahme-Link erscheint in der Toolbar — verteilbar per E-Mail, Slack, Audience-Pool oder Kampagne.

Umfrage-Typen

usabiq bringt sieben validierte Methoden mit. Jede hat einen eigenen Builder mit den passenden Skalen und Antwortformaten.

Umfrage mit KI erstellen

Der schnellste Weg von einem Research-Ziel zu einer fertigen Umfrage: Du beschreibst, was du herausfinden willst — die KI empfiehlt einen passenden Umfrage-Typ mit Begründung und formuliert direkt die Fragen. Danach landest du im normalen Editor zum Feinschliff.

Einstieg

Im Dialog Umfragen → Erstellen liegt ganz oben die Schaltfläche „Mit KI erstellen" („Ziel beschreiben — die KI schlägt den Typ vor und formuliert die Fragen"). Darunter trennt „oder Typ manuell wählen" von der klassischen Typ-Auswahl. Ein Klick öffnet den Assistenten.

Ablauf

1. Ziel beschreiben. Ein Freitextfeld („Dein Research-Ziel", z. B. „Verstehen, warum Nutzer ihr Abo kündigen") — Beispiel-Chips helfen beim Start. Weiter mit Typen vorschlagen.
2. Typ wählen. Die KI bewertet dein Ziel und listet bis zu fünf passende Umfrage-Typen mit Rangfolge, Eignungs-Score (in %) und kurzer Begründung. KI-generierbare Typen tragen die Badge „KI-Inhalte". Typen, die dein Plan nicht enthält, erscheinen gesperrt („Höherer Plan") und sind nicht auswählbar.
3. Kontext & Umfang (optional). Ein Feld für zusätzlichen Kontext (Produkt, Zielgruppe, Tonalität, konkrete Aspekte) und die gewünschte Anzahl der Elemente (3–15, Standard 6). Weiter mit Umfrage generieren.
4. Prüfen & übernehmen. Die KI formuliert die Fragen bzw. Statements. Jedes Element ist per Checkbox an- oder abwählbar (alles vorausgewählt); „Alle auswählen" / „Keine" schalten in einem Zug um. „Neu generieren" würfelt einen neuen Entwurf. „Umfrage erstellen" legt die Umfrage mit den gewählten Elementen an und öffnet direkt den Editor.

Welche Typen die KI generiert

Fragen erzeugt die KI für Questionnaire sowie die vier JTBD-Typen ODI, Switch, Story und Needs. Die standardisierten Typen SUS und UEQ+ haben feste Items — hier generiert die KI keine Fragen. Wählst du einen davon, legt der Assistent stattdessen eine leere Umfrage an („Diesen Typ verwenden") und öffnet den Editor, wo du Skalen und Inhalte konfigurierst.

Vorlagen-Bibliothek

Vorgefertigte Umfragen als Startpunkt. Klick auf Vorlage verwenden kopiert die Vorlage als Draft in deinen Workspace; danach passt du sie wie jede andere Umfrage an.

Free vs. Premium

Freie Vorlagen sind sofort verfügbar. Premium-Vorlagen sind je nach Plan freigeschaltet — du erkennst sie am Schloss-Symbol. Beim Klick erscheint ein Hinweis zum benötigten Plan.

Eigene Vorlagen

Tenant-eigene Vorlagen sind derzeit nicht freigegeben. Wenn du eine wiederkehrende Umfrage hast, dupliziere sie über die Umfragen-Liste.

Kampagnen

Kampagnen sind wiederkehrende Erhebungen: dieselbe Umfrage geht in einem festen Rhythmus an einen Audience-Pool. Geeignet für Pulse-Checks, kontinuierliches UX-Monitoring oder NPS-artige Erhebungen.

Aufbau einer Kampagne

Umfrage

Welche Umfrage versendet wird.

Audience-Pool

An wen sie verschickt wird. Pflichtfeld.

Rhythmus

Monatlich oder quartalsweise, plus Tag des Monats und Zeitzone.

Auto-Close

Anzahl Tage nach Versand, nach denen ein Lauf automatisch schließt. Standard: 14 Tage.

Kampagnen findest du unter Tenant-Admin → Kampagnen. Im Umfrage-Builder zeigt eine Zusammenfassung, ob eine Kampagne diese Umfrage gerade verwendet.

Einmalig oder wiederkehrend

Jede Welle ist eine eigene Umfrage — dieselbe Person kann über Wellen hinweg erneut teilnehmen (gewollt für Längsschnitt-Vergleiche). Wer eine Wellen-E-Mail ignoriert, bekommt keine Erinnerung; erst die nächste Welle erzeugt eine neue E-Mail.

Detailseite & Trend-Analyse

Jede Kampagne hat eine eigene Detailseite (Tenant-Admin → Kampagnen → Detail). Oben eine Wellen-Tabelle (Welle, Titel als Link zur Auswertung, Status, Veröffentlicht-/Geschlossen-Datum), darunter die Trend-Analyse: eine typ-abhängige Kennzahl (z. B. SUS-Score) je Welle als Liniendiagramm plus eine Delta-Tabelle (Welle · Metrik · Δ · Antwortzahl). Sie erscheint erst, wenn mindestens zwei geschlossene Wellen desselben Umfrage-Typs vorliegen. Öffnest du die Auswertung einer Umfrage, die zu einer Kampagne gehört, führt ein Banner direkt zu dieser Trend-Analyse.

Zielgruppen-Pools

Audience-Pools sind benannte Listen von Workspace-Accounts, an die du Umfragen oder Kampagnen schicken kannst. Ein Benutzer kann in mehreren Pools sein; Pools selbst ändern keine Berechtigungen.

Wie eine Zielgruppe zur Umfrage gelangt

Ein Pool allein verschickt nichts — er wirkt über eine Kampagne:

1. Hier eine Zielgruppe anlegen und Mitglieder hinzufügen.
2. Unter Tenant-Admin → Kampagnen eine Kampagne anlegen/bearbeiten und diese Zielgruppe im Zeitplan wählen.
3. Jede geplante Welle startet die Umfrage und schickt jedem aktiven Mitglied eine E-Mail mit dem Teilnahme-Link.

Mitglieder hinzufügen

Auf der Detailseite eines Pools gibt es drei Wege:

• Benutzer auswählen. Tabelle der Workspace-User, Mehrfach­auswahl.
• Nach Filter. Du definierst Bedingungen wie „alle User mit Abteilung = Vertrieb"; vor dem Hinzufügen siehst du eine Vorschau der Treffer.
• E-Mails einfügen. Eine Adresse pro Zeile. Existiert noch kein User mit dieser E-Mail im Workspace, wird sie übersprungen — leg ihn ggf. zuerst über die Benutzerverwaltung an.

An einer Umfrage teilnehmen

Hast du als User Zugang zu einer Umfrage, bekommst du entweder einen Link per E-Mail oder findest die Umfrage im Dashboard unter „Verfügbare Umfragen".

Ablauf

1. Datenschutz-Hinweis bestätigen. Du siehst, welche Profilfelder mit deiner Antwort verknüpft werden.
2. Antworten geben. Du kannst zwischendurch unterbrechen — der Stand bleibt erhalten und du machst beim nächsten Login weiter.
3. Absenden. Nach dem Absenden kannst du deine Antworten nicht mehr ändern.

Deine Daten

Welche Antworten du gegeben hast, findest du in deinem Profil unter „Meine Teilnahmen". PII-Felder (z. B. Name, E-Mail, Geburtsdatum) werden im Workspace verschlüsselt gespeichert und tauchen nicht in den Auswertungen auf — die Analyse sieht nur abgeleitete Werte wie Altersgruppe oder Erfahrungs-Bucket.

Evaluation

Aufrufbar über Umfragen → ⋯ → „Auswerten" oder per Klick auf eine veröffentlichte Umfrage.

Stats-Leiste

• Teilnehmer. Begonnen vs. abgeschlossen — daraus ergibt sich die Abschlussrate.
• Durchschnittliche Dauer. Wie lange das Ausfüllen tatsächlich gebraucht hat, ohne Pausen.
• Erste / letzte Antwort. Zeitspanne der Erhebung.

Filter und Segmente

Über das Filter-Panel auf der rechten Seite kannst du die Stichprobe eingrenzen, z. B. „nur Teilnehmer mit Rolle = Developer" oder „Altersgruppe 25–34". Mehrere Filter werden mit UND verknüpft. Segmente sind gespeicherte Filter-Sets, die du benennen und in der Auswertung umschalten kannst.

Tabs

Die Auswertung hat drei Seiten-Tabs:

• Summary. Decision Summary — Scores, Klassifizierungen und Prioritätsliste. Premium-Feature.
• Insights. AI-generierte Cluster über Freitext-Antworten plus daraus abgeleitete Empfehlungen.
• Results. Typ-spezifische Visualisierungen — SUS-Score, ODI-Matrix, UEQ+-Profile, Item-Verteilungen.

Abschluss- und Abbruch-Kennzahlen

Auf dem Dashboard zeigt das Widget „Abschluss nach Typ" die Abschlussrate je Umfrage-Typ (z. B. SUS vs. ODI) samt Ø-Ausfülldauer, ergänzt um einen Antwort-Funnel (Begonnen → Abgeschlossen). Im Results-Bereich der Auswertung erscheint — sofern Abbrüche vorliegen — ein Abbruch-Funnel („Drop-off"): Zahl der Abbrecher, durchschnittlicher Fortschritt vor dem Abbruch und an welchem Schritt abgebrochen wurde. Mehrstufige Fragebögen melden den Fortschritt dafür Schritt für Schritt.

Vergleich mit anderen Organisationen

Unter der typ-spezifischen Auswertung im Results-Tab steht — bei SUS, UEQ+, ODI und Bedarfsanalysen — der Vergleich mit anderen Organisationen: dein Wert, der Durchschnitt der Vergleichsgruppe, das mittlere Feld (25.–75. Perzentil) und die Zahl der beitragenden Organisationen. Die Aussage ist als „besser"/„schlechter" formuliert, nicht als „über"/„unter" — beim Opportunity-Score ist ein niedriger Wert der bessere.

• Voraussetzung 1: Zustimmung. Der Vergleich erscheint nur, wenn dein Workspace der Datenfreigabe zugestimmt hat (Tenant-Admin → Einstellungen → Benchmark). Geben und Bekommen hängen zusammen.
• Voraussetzung 2: genug Daten. Eine Vergleichsgruppe wird erst gezeigt, wenn genügend Organisationen beigetragen haben (Standard: mindestens fünf). Solange das nicht erreicht ist, steht dort „noch nicht genug Vergleichsdaten".
• Deine eigenen Werte zählen nicht mit. Sie werden aus dem Durchschnitt herausgerechnet, damit du dich nicht mit dir selbst vergleichst.
• Womit genau verglichen wird, steht dabei. Je nach Datenlage ist die Vergleichsgruppe enger („Onboarding in deiner Branche") oder weiter („alle Erhebungen dieses Typs"). Die verwendete Gruppe wird immer benannt — ein branchenübergreifender Durchschnitt ist kein Branchen-Durchschnitt.
• UEQ+ vergleicht je Skala, weil Attraktivität und Effizienz unterschiedliche Maßstäbe haben.

CSV-Export und Share-Link sind separate Aktionen oben rechts, kein eigener Tab.

AI Insights & Empfehlungen

Im Insights-Tab fasst usabiq Freitext-Antworten zu thematischen Clustern zusammen und leitet daraus konkrete Empfehlungen ab. Beides liegt auf demselben Tab — Cluster oben, Empfehlungen darunter.

Cluster lesen

• Cluster-Name und Trefferzahl. Die Zahl zeigt, wie viele Antworten in dieses Thema einsortiert wurden.
• Repräsentative Zitate. Drei bis fünf O-Töne, die das Cluster gut beschreiben.
• Sentiment. Positiv, neutral, negativ — als Tendenz, nicht als wissenschaftlicher Befund.

Empfehlungen

Die Empfehlungs-Engine wandelt Insights in konkrete Handlungs­vorschläge um — typischerweise drei bis sieben pro Auswertung. Jede Empfehlung ist mit den Evidenz-Clustern verknüpft, aus denen sie abgeleitet wurde.

Pro Empfehlung kannst du dreierlei tun:

• Hilfreich. Die Empfehlung passt und du willst sie umsetzen.
• Nicht hilfreich. Die Empfehlung trifft daneben. Optional mit kurzer Begründung.
• Vormerken. Du willst später drauf zurückkommen.

Das Feedback fließt aggregiert in die Qualität der Engine ein und erscheint nicht in Auswertungen anderer Teams.

Aktualität

Cluster und Empfehlungen werden beim ersten Öffnen des Tabs erzeugt und gecacht. Kommen neue Antworten dazu, lassen sie sich über das Refresh-Icon neu berechnen. Das kostet Tokens auf deinem Plan — der aktuelle Verbrauch ist unter Plan & Abrechnung → Nutzung sichtbar.

Modelle & Daten­residenz

usabiq unterstützt vier KI-Anbieter: Anthropic (Claude, Region US), OpenAI (US), Mistral AI (EU) und T-Systems LLMHub (EU). Für die inhaltliche Verarbeitung — Clusterbildung, Zusammenfassungen, Empfehlungen — wird der Text-Anbieter genutzt (Standard: Claude, danach OpenAI). Für das semantische Embedding (Ähnlichkeitssuche, „usabiq fragen") kommt immer OpenAI zum Einsatz — es ist der einzige Anbieter mit Embedding-API; dieser Schritt läuft auch dann über OpenAI, wenn die Text-Generierung auf einen EU-Anbieter umgestellt ist. Standardmäßig laufen alle Aufrufe über die usabiq-Plattform­schlüssel — du brauchst keine eigenen API-Keys.

Decision Summary

Der Summary-Tab kondensiert die Auswertung in eine Score-Übersicht plus eine priorisierte Themen-Liste. Wenn du eine Empfehlung an Stakeholder weitergeben willst, ist das der richtige Screen für Screenshot oder Export.

Inhalt

• Score-Dimensionen. Typabhängig — z. B. Impact, Confidence, Effort — auf einer 1- bis 5-Skala.
• Klassifizierungen. Mehrfach-Tags wie „Quick Win", „Strategic Bet", „Watch List", „Discard".
• Prioritätsliste. Automatisch sortiert aus der Score-Kombination, manuell verschiebbar.

Ergebnisse teilen

Du kannst eine Auswertung als read-only Link mit Stakeholdern teilen, ohne dass diese einen usabiq-Account brauchen.

So funktioniert es

1. In der Auswertung oben rechts „Ergebnisse teilen" klicken.
2. Optional Passwort und Ablaufdatum setzen.
3. Der erzeugte Link öffnet eine schlanke Ansicht mit zwei Tabs: Summary (Decision Summary, falls auf dem Plan verfügbar) und Results.

Auf der geteilten Seite sind keine Filter, keine PII und keine Einzel-Antworten sichtbar — nur die aggregierten Auswertungen.

usabiq fragen

„usabiq fragen" (Navigationseintrag mit Funken-Icon) ist ein persistenter KI-Chat über deine Umfrage- und Insight-Daten — der Nachfolger der früheren einmaligen „AI-Suche". Du stellst frei formulierte Fragen wie „Welche Schmerzpunkte gab es im Q1 beim Onboarding?" und bekommst eine Antwort mit zitierten Quellen.

Ablauf

• Die erste Frage erzeugt einen Chat. Die KI durchsucht die indexierten Daten und antwortet mit Belegen; ein Klick auf eine Quelle öffnet die Auswertung der jeweiligen Umfrage.
• Folgefragen laufen im selben Chat weiter — der bisherige Verlauf fließt als Kontext ein.
• Die erste Frage lässt sich optional auf einen Umfrage-Typ einschränken (z. B. nur ODI oder nur Questionnaire).
• Keine Antwort wird „erfunden" — ist die Datenlage zu dünn, sagt die KI das explizit. PII-Felder (Name, E-Mail) erscheinen nie in den Antworten.

Chats verwalten & teilen

In der linken Leiste liegen deine letzten Chats, umschaltbar zwischen „Meine" und „Geteilt". Pro Chat kannst du anpinnen, umbenennen, als Markdown exportieren und löschen. Chats sind standardmäßig privat; über den Teilen-Schalter im Chat-Kopf machst du einen Chat für den ganzen Workspace lesbar. Geteilte Chats können andere nur lesen — fortsetzen, umbenennen oder löschen darf nur der Ersteller.

Volltext-Suche

Daneben gibt es eine einfache, lizenzfreie Volltext-Suche (Navigationseintrag „Suche", Lupen-Icon). Sie durchsucht Umfragen, Benutzer, Kampagnen und Zielgruppen und zeigt die Treffer gruppiert; ein Klick springt direkt zum Datensatz. Aus den Ergebnissen — auch bei „keine Treffer" — führt der Verweis „usabiq dazu fragen" direkt in „usabiq fragen" und übergibt deine Suchanfrage.

CSV-Export

Antworten und Auswertungen lassen sich als CSV exportieren. Verfügbar je nach Plan — Starter ist auf 100 Zeilen pro Export beschränkt, höhere Pläne sind unbegrenzt.

Was wird exportiert?

• Eine Zeile pro Teilnahme.
• Spalten: Item-Antworten plus zugehörige Profilattribute — nur abgeleitete Werte, keine PII.
• Aktive Filter werden auf den Export angewendet, sofern gesetzt.

Trigger über die Export-Schaltfläche oben rechts auf der Auswertungs-Seite. Du bekommst die Datei direkt im Browser-Download.

Workspace-Einstellungen

Zu finden unter Tenant-Admin → Einstellungen. Neun Tabs sind für jeden Tenant-Admin immer sichtbar; drei weitere (KI-Anbieter, API-Keys, Webhooks) erscheinen nur bei passendem Plan. Änderungen speicherst du über den zentralen „Speichern"-Button oben — Ausnahmen sind unten vermerkt.

KI-Funktionen deaktivieren (Datenschutz)

Im Tab Datenschutz liegt der Schalter „KI-Funktionen deaktivieren". Ist er aktiv, werden keinerlei Workspace-Daten an einen KI-Anbieter gesendet und alle KI-Funktionen sind gesperrt: AI-Insights, „usabiq fragen", Empfehlungen, die Editor-Assists und der KI-Umfrage-Assistent. Der Opt-out ist ein harter DSGVO-Backstop und überschreibt alles — auch einen eigenen BYOK-Key auf Enterprise.

Benchmark-Datenfreigabe

Im Tab Benchmark entscheidest du, ob dein Workspace anonymisierte Aggregat-Ergebnisse in mandanten­übergreifende Vergleichs­programme einspeist — je Umfrage-Typ einzeln oder per Sammelaktion (alle zustimmen / alle widerrufen). Geteilt werden nur anonyme Kennzahlen, keine Einzelantworten und keine PII; die Zustimmung ist jederzeit widerrufbar.

Sobald du zugestimmt hast, erscheint der Vergleich in der Auswertung jeder passenden Umfrage — siehe Evaluation → Vergleich mit anderen Organisationen. Ohne Zustimmung bleibt er ausgeblendet: Wer keine Daten beisteuert, liest auch keine.

Benutzer & Rollen

Mitglieder verwaltest du unter Tenant-Admin → Benutzer. Du siehst alle Workspace-Mitglieder mit Rolle, Status (aktiv, eingeladen, gesperrt) und Profilattributen.

Einladen

1. Einladen oben rechts.
2. E-Mail eingeben, Rolle wählen (USER / EDITOR / TENANT_ADMIN), optional persönliche Nachricht.
3. usabiq versendet eine Einladung mit individuellem Link. Standard-Laufzeit 7 Tage; anpassbar in den Workspace-Einstellungen.
4. Der Eingeladene legt sein Passwort beim ersten Login fest.

Bulk-Aktionen

Über die Checkboxen wählst du mehrere Benutzer aus und kannst sie gemeinsam deaktivieren, einem Audience-Pool zuweisen oder erneut zur Einladung anstoßen.

Benutzerattribute

Wahrscheinlich das mächtigste Feature von usabiq — und das, das am häufigsten unterschätzt wird. Benutzerattribute legen fest, welche Eigenschaften ein Workspace-User hat, und damit, wie scharf du deine späteren Auswertungen segmentieren kannst.

Warum das wichtig ist

Eine durchschnittliche Umfrage liefert dir einen Mittelwert: „SUS-Score 73". Das ist nicht falsch, aber es sagt dir nicht, ob die neuen Power-User glücklich und die langjährigen Stammkunden frustriert sind, oder umgekehrt. Sobald du Profilattribute definiert hast, kannst du genau diese Trennung in der Auswertung machen — als Filter, als Segment, in der Decision Summary, in jedem Export.

Ohne saubere Profilattribute sind alle Antworten ein einziger anonymer Pool. Mit ihnen sind sie ein Datenraum, durch den du navigieren kannst. Der Aufwand pro Attribut ist niedrig — ein Feld definieren, vielleicht ein paar Optionen pflegen — der Hebel in jeder nachfolgenden Auswertung enorm.

Drei konkrete Beispiele

Section „Konto"
  · Konto-Typ         (Select: Privat | Business)
  · Erstkauf-Datum    (Date → derived: „Kunde seit"-Bucket)
Section „Kategorie"
  · Hauptkategorie    (Select: Mode | Elektronik | Möbel | Sonstiges)

Section „Rolle"
  · Abteilung         (Select: Chirurgie | Innere | Notaufnahme | …)
  · Funktion          (Select: Arzt | MFA | Pflege | Verwaltung)
  · Berufsjahre       (Number → derived: Erfahrungs-Bucket)

Section „Account"
  · Plan              (Select: Starter | Pro | Enterprise)
  · Unternehmensgröße (Select: 1–10 | 11–50 | 51–200 | 200+)
Section „Nutzung"
  · Position im Tool  (Select: Admin | Power-User | Daily-User)

Wie der Editor aufgebaut ist

Du findest den Editor unter Tenant-Admin → Einstellungen → Benutzerattribute. Links die Struktur (Sektionen mit ihren Feldern), rechts die Details des gerade ausgewählten Felds. Änderungen werden zunächst als Draft gespeichert; erst Veröffentlichen aktiviert sie für alle Benutzer.

Sektionen

Sektionen gruppieren Felder thematisch — z. B. „Allgemein", „Demografie", „Interessen", „Konto". Sie wirken sich auf das Profil-Formular und die Filter-Seitenleiste in der Auswertung aus. Reihenfolge per Drag-and-Drop.

Felder

Jedes Feld hat einen Typ, der bestimmt, wie das Eingabe-Element aussieht:

PII-Markierung

Jedes Feld kannst du als PII (personen­bezogen) kennzeichnen. PII-Werte werden im Backend mit einem tenant-eigenen Schlüssel verschlüsselt und sind in Auswertungen, Exports, AI-Insights und „usabiq fragen" grundsätzlich ausgeblendet. Verwende PII bei: Name, vollständige E-Mail, Geburtsdatum, Kunden-/Mitarbeiter-Nummer, Postleitzahl, IBAN-Endung, Telefon.

Abgeleitete Felder (Buckets)

Das eigentliche „Aha"-Feature. Eine kontinuierliche Größe (Alter, Gehalt, Berufsjahre, Unternehmensgröße) ist als Rohwert oft selbst PII oder zumindest zu fein für sinnvolle Segmentierung. Lösung: Bucket-Ableitung. Du definierst Bereiche, und usabiq legt parallel zum Rohwert ein zweites Feld an, das als Filter-Chip in Auswertungen erscheint — der Rohwert bleibt verschlüsselt.

Konkret bei „Geburtsdatum":

Feld:           user_birthdate    (date, PII)
Abgeleitet 1:   user_age          (number)  — exaktes Alter
Abgeleitet 2:   user_age_bucket   (select)  — 18–24 | 25–34 | 35–44 | …

Standard-Presets gibt es für Altersgruppen, Berufsjahre, Einkommen, Firmengröße — du kannst auch eigene Bereiche frei definieren. Das Bucket-Feld ist nicht PII, weil es anonymisiert ist; es taucht in Filtern auf, der Rohwert nicht.

Filter und Listen-Darstellung

Pro Feld kannst du steuern, ob es als Filter in der Benutzerliste und in Auswertungen erscheinen soll, und welcher Filtergruppe es zugeordnet wird. Außerdem definierst du in den Workspace-Settings ein Primary Label, Secondary Label und Primary Email — diese drei Felder bestimmen, was in der Benutzerliste und in Auswertungs-Tooltips als Name / Untertitel / Kontakt angezeigt wird.

Veröffentlichen vs. Entwurf

Änderungen liegen erst als Draft. Klick auf Veröffentlichen aktiviert sie. Bestehende Antworten bleiben unverändert — nur neue Eingaben nutzen das neue Schema. Wenn du ein bestehendes Feld als PII nachträglich markierst, werden alte Klartext-Werte beim nächsten Save des Benutzers verschlüsselt; ein optionales Backfill-Kommando ist verfügbar.

Plan & Abrechnung

Plan, Verbrauch und Rechnungen findest du unter Tenant-Admin → Einstellungen → Plan & Abrechnung. Während der Testphase läuft hier auch der Countdown der verbleibenden Trial-Tage.

Pläne im Überblick

Verbrauch

Der Bereich „Aktuelle Nutzung" zeigt pro Limit den aktuellen Stand (z. B. „120 / 500 Antworten diesen Monat") plus einen Fortschritts- Balken. Bei rund 80 % Auslastung erscheint ein Hinweis-Banner mit Upgrade-Vorschlag; bei 100 % wird das Limit hart erzwungen.

Upgrade und Downgrade

Upgrade ist sofort wirksam. Downgrade tritt zum Ende der laufenden Abrechnungs­periode in Kraft. Die Verwaltung läuft über das Stripe-Kundenportal, das du per Klick öffnest — Rechnungen, Zahlungsmethode und Kündigung liegen dort.

API & Integrationen

Ein Entwickler-Surface, um usabiq-Daten an andere Systeme anzubinden: eine read-only REST-API, ausgehende Webhooks und native Integrationen. Die zugehörigen Tabs erscheinen ab Decision Pro — in Free Discovery, Research Starter und Research Core sind sie ausgeblendet.

API-Keys

Unter Einstellungen → API-Keys erzeugst du scope-beschränkte Schlüssel für die öffentliche, read-only REST-API. Wählbare Scopes: Insights lesen und Decision-Summaries lesen. Optional setzt du ein Ablaufdatum; jederzeit widerrufbar.

Webhooks

Unter Einstellungen → Webhooks abonnierst du Ereignisse und lässt sie an einen eigenen HTTPS-Endpunkt zustellen — HMAC-signiert, damit du die Herkunft prüfen kannst. Verfügbare Ereignisse:

• survey.completed — eine Teilnahme wurde abgeschlossen.
• insight.generated — neue AI-Insights liegen vor.
• decision.ready — eine Decision Summary ist fertig.

Die Zustellung lässt sich per Test-Ping prüfen. Limit: Decision Pro 5 Abonnements, Enterprise unbegrenzt.

Native Integrationen

Slack, Jira und Productboard sind kein eigener Tab, sondern Webhook-Typen innerhalb des Webhook-Dialogs — nur auf Enterprise auswählbar. Auf Decision Pro steht ausschließlich der generische HMAC-Webhook zur Verfügung; die Optionen Slack / Jira / Productboard sind dort im Typ-Auswahlfeld deaktiviert.

Rechtliche Vereinbarungen

Drei rechtliche Dokumente sind im Workspace relevant: Nutzungs­bedingungen, Datenschutz­erklärung (Plattform) und Auftrags­verarbeitungs­vertrag (AVV / DPA). Bei der Registrierung hast du allen dreien zugestimmt; den Status pro Version siehst du unter Tenant-Admin → Einstellungen → Rechtliche Vereinbarungen.

Neue Versionen

Wenn wir ein Dokument aktualisieren, bekommst du beim nächsten Login eine ganzseitige Renewal-Seite. Du musst die neue Version akzeptieren, bevor du den Workspace weiter nutzen kannst — bestehende Daten und Umfragen bleiben unangetastet.

Eigene Datenschutz­erklärung

Für deine Teilnehmer (z. B. wenn du Umfragen an externe Personen schickst) kannst du eine eigene Datenschutz­erklärung hinterlegen. Sie wird beim Privacy-Gate vor dem Ausfüllen angezeigt.

Mein Profil

Über das Avatar-Symbol oben rechts → „Mein Profil" gelangst du in deine eigenen Einstellungen. Drei Tabs.

Profil

Anzeigename, Profilbild und je nach Workspace-Setup weitere Profilattribute. Änderungen gelten sofort.

Sicherheit

• Passwort ändern. Aktuelles Passwort plus neues plus Bestätigung.
• Aktive Geräte. Liste aller Sessions mit Ort und Zeitpunkt — einzelne Sessions kannst du gezielt beenden.
• Daten-Export. Ein Klick erzeugt einen Download deiner persönlichen Daten.

Konto

Benachrichtigungs-Präferenzen und Konto löschen. Beim Löschen senden wir eine Bestätigungs-E-Mail; ab dann hast du 30 Tage Wiederherstellungs-Frist. Nach Ablauf werden deine PII anonymisiert oder gelöscht (je nach Workspace-Einstellung) — abgegebene Antworten bleiben als anonyme Statistik erhalten.

Welcome

A compact introduction to usabiq: what you can do in your workspace, where to find things, and which steps typically belong together. Written for tenant admins, editors and participating users — platform-wide administration is out of scope.

What is usabiq?

usabiq is a SaaS platform for UX research and decision-making. You build surveys around established methods — Jobs-to-be-Done (ODI, Switch, Story, Needs), classic questionnaires, UEQ+ and SUS — send them to your audience and get an AI-assisted evaluation with concrete recommended actions.

How to read this help

• The order in the sidebar roughly follows the workflow of a new workspace.
• Role markers at the top of each section show who the content is relevant for.
• Tables show options; numbered lists are steps or rules of thumb.

Three common starter questions

I have just signed up — what now?

First confirm your email address via the verification link. The setup wizard then walks you through the most important workspace settings. Your dashboard already holds two sample surveys (SUS and ODI) with fictitious answers — you can delete them at any time.

Which survey method fits my goal?

Rule of thumb: JTBD ODI for outcome prioritisation, JTBD Switch for switching drivers, JTBD Story for qualitative job stories, SUS as the standard usability score (10 items, very quick), UEQ+ for UX benchmarking across several dimensions, Questionnaire for free-form formats. Details under Survey types. Not sure? The "Create with AI" assistant proposes a suitable type with a rationale straight from your goal — available in plans with an AI quota.

Who on my team may do what?

Three roles: Tenant admin manages the workspace, users, billing and legal agreements. Editor creates and evaluates surveys. User participates. Details under Roles in the workspace.

Roles in the workspace

Every account has exactly one role per workspace. It determines which areas you see in the navigation and which actions you may perform.

Changing a role

Only tenant admins can change roles. The function lives under Tenant admin → Users → click a user → "Change role". Within one workspace an email address is always bound to exactly one role.

First login & setup

Right after signing up you run through a short setup path that captures the most important workspace data. Everything can be adjusted later under Tenant admin → Settings.

Steps after signing up

1. Confirm your email. You receive a mail with a verification link. The link is valid for 24 hours.
2. Log in. With the email address and the password you chose when signing up.
3. Complete the setup wizard. Organisation, language, industry. Optional — can be filled in later.
4. Look at the sample surveys. Your dashboard holds a SUS and an ODI example with roughly 15 and 10 fictitious answers. Ideal for getting to know the evaluation and insights before you collect real data. Samples carry a "Sample" label and can be deleted at any time.
5. Define user attributes — before you invite users. Go to Settings → User attributes and think about which profile fields you need in order to segment your evaluations later. Classic ones are department, role, date of birth (for an age bucket), location or plan type. Three example setups in detail →
6. Work through the setup checklist on the dashboard. It shows what is still missing for a productive start — e.g. logo, invite users, first real survey.

Trial period

New workspaces automatically get a 14-day trial on the "Decision Pro" plan — so you have the full feature set including AI insights. A discreet banner counts the remaining days; in the last three days it switches to a more prominent variant.

When the trial ends, the workspace is not locked. On the next login it is automatically downgraded to the free "Free Discovery" plan and stays usable. Free has no time limit and includes one active survey, 25 responses per month, one editor seat and the basic methods SUS, ODI and Questionnaire — without AI features, campaigns, result sharing and export. Your existing data is preserved; you can upgrade to a paid plan at any time. Details under Plan & billing.

Survey lifecycle

Every survey moves through four clearly separated states. You see the current status on the survey card as a small status label.

Creating a new survey

1. Dashboard → New survey, or menu → Surveys → Create.
2. Choose your entry point: pick a type manually (see Survey types), take a template from the library — or "Create with AI", which proposes a type and questions from your goal.
3. Title, optional description; configure items and scales. A use case is mandatory — without it the "Publish" button stays locked. After publishing the field can no longer be changed.
4. Choose privacy options (which profile fields are sent along) and the audience.
5. Test the preview. Check scale labels, item order and required fields before you publish.
6. Publish. The participation link appears in the toolbar — shareable by email, Slack, audience pool or campaign.

Survey types

usabiq ships seven validated methods. Each has its own builder with the matching scales and answer formats.

Create a survey with AI

The fastest route from a research goal to a finished survey: you describe what you want to find out — the AI recommends a suitable survey type with a rationale and drafts the questions right away. You then land in the normal editor for fine-tuning.

Getting there

In the Surveys → Create dialog, the "Create with AI" button sits at the very top ("Describe your goal — the AI proposes the type and drafts the questions"). Below it, "or choose a type manually" separates it from the classic type picker. One click opens the assistant.

How it works

1. Describe your goal. A free-text field ("Your research goal", e.g. "Understand why users cancel their subscription") — example chips help you get started. Continue with Suggest types.
2. Choose a type. The AI assesses your goal and lists up to five suitable survey types with a ranking, a fit score (in %) and a short rationale. Types the AI can generate content for carry an "AI content" badge. Types your plan does not include appear locked ("Higher plan") and cannot be selected.
3. Context & scope (optional). A field for additional context (product, audience, tone, specific aspects) and the desired number of items (3–15, default 6). Continue with Generate survey.
4. Review & apply. The AI drafts the questions or statements. Every item can be checked or unchecked (all preselected); "Select all" / "None" toggle them in one go. "Regenerate" produces a fresh draft. "Create survey" creates the survey with the selected items and opens the editor directly.

Which types the AI generates

The AI drafts questions for Questionnaire and for the four JTBD types ODI, Switch, Story and Needs. The standardised types SUS and UEQ+ have fixed items — the AI does not generate questions for them. If you pick one of those, the assistant creates an empty survey instead ("Use this type") and opens the editor, where you configure scales and content.

Template library

Ready-made surveys as a starting point. Clicking Use template copies the template into your workspace as a draft; you then adjust it like any other survey.

Free vs. premium

Free templates are available immediately. Premium templates are unlocked depending on your plan — you recognise them by the lock icon. Clicking one shows a note about the plan required.

Your own templates

Tenant-owned templates are not released yet. If you have a recurring survey, duplicate it from the survey list.

Campaigns

Campaigns are recurring studies: the same survey goes out to an audience pool on a fixed rhythm. Suitable for pulse checks, continuous UX monitoring or NPS-style studies.

What a campaign consists of

Survey

Which survey is sent out.

Audience pool

Who it is sent to. Required.

Rhythm

Monthly or quarterly, plus day of month and time zone.

Auto-close

Number of days after sending, after which a wave closes automatically. Default: 14 days.

You find campaigns under Tenant admin → Campaigns. In the survey builder, a summary shows whether a campaign is currently using this survey.

One-off or recurring

Every wave is a survey of its own — the same person can take part again across waves (intentional, for longitudinal comparison). Anyone who ignores a wave email gets no reminder; only the next wave produces a new email.

Detail page & trend analysis

Every campaign has its own detail page (Tenant admin → Campaigns → Detail). At the top a wave table (wave, title linking to the evaluation, status, published/closed date), below it the trend analysis: a type-dependent metric (e.g. SUS score) per wave as a line chart plus a delta table (wave · metric · Δ · number of responses). It only appears once at least two closed waves of the same survey type exist. If you open the evaluation of a survey that belongs to a campaign, a banner takes you straight to this trend analysis.

Audience pools

Audience pools are named lists of workspace accounts you can send surveys or campaigns to. A user can be in several pools; pools themselves do not change any permissions.

How an audience reaches a survey

A pool on its own sends nothing — it takes effect through a campaign:

1. Create an audience here and add members.
2. Under Tenant admin → Campaigns, create or edit a campaign and select this audience in the schedule.
3. Every scheduled wave starts the survey and sends each active member an email with the participation link.

Adding members

On a pool's detail page there are three ways:

• Pick users. A table of workspace users, multi-select.
• By filter. You define conditions such as "all users with department = Sales"; before adding you see a preview of the matches.
• Paste emails. One address per line. If no user with that email exists in the workspace yet, it is skipped — create them via user management first if needed.

Taking part in a survey

If you have access to a survey as a user, you either get a link by email or find the survey on the dashboard under "Available surveys".

How it works

1. Confirm the privacy notice. You see which profile fields will be linked to your answer.
2. Answer. You can interrupt at any point — your progress is kept and you continue at the next login.
3. Submit. After submitting you can no longer change your answers.

Your data

You find the answers you gave in your profile under "My participations". PII fields (e.g. name, email, date of birth) are stored encrypted within the workspace and do not appear in the evaluations — the analysis only sees derived values such as age group or experience bucket.

Evaluation

Reachable via Surveys → ⋯ → "Evaluate" or by clicking a published survey.

Stats bar

• Participants. Started vs. completed — the completion rate follows from that.
• Average duration. How long filling in actually took, excluding breaks.
• First / last answer. The time span of the study.

Filters and segments

The filter panel on the right lets you narrow the sample, e.g. "only participants with role = Developer" or "age group 25–34". Several filters are combined with AND. Segments are saved filter sets that you can name and switch between in the evaluation.

Tabs

The evaluation has three side tabs:

• Summary. Decision Summary — scores, classifications and a priority list. Premium feature.
• Insights. AI-generated clusters over free-text answers plus the recommendations derived from them.
• Results. Type-specific visualisations — SUS score, ODI matrix, UEQ+ profiles, item distributions.

Completion and drop-off metrics

On the dashboard, the "Completion by type" widget shows the completion rate per survey type (e.g. SUS vs. ODI) together with the average duration, plus a response funnel (started → completed). In the Results area of the evaluation — if there were drop-offs — a drop-off funnel appears: the number of people who abandoned, their average progress before abandoning, and at which step they stopped. Multi-step questionnaires report progress step by step for this.

Comparison with other organisations

Below the type-specific evaluation in the Results tab — for SUS, UEQ+, ODI and needs analyses — sits the comparison with other organisations: your value, the comparison group's average, the middle range (25th–75th percentile) and the number of contributing organisations. The statement is phrased as "better"/"worse", not "above"/"below" — for the opportunity score a lower value is the better one.

• Prerequisite 1: consent. The comparison only appears if your workspace has consented to data sharing (Tenant admin → Settings → Benchmark). Giving and receiving belong together.
• Prerequisite 2: enough data. A comparison group is only shown once enough organisations have contributed (default: at least five). Until then it says "not enough comparison data yet".
• Your own values do not count. They are removed from the average so that you are not compared against yourself.
• What exactly you are compared with is stated. Depending on the data available, the comparison group is narrower ("onboarding in your industry") or wider ("all studies of this type"). The group used is always named — a cross-industry average is not an industry average.
• UEQ+ compares per scale, because attractiveness and efficiency have different yardsticks.

CSV export and share link are separate actions in the top right, not a tab of their own.

AI insights & recommendations

In the Insights tab, usabiq groups free-text answers into thematic clusters and derives concrete recommendations from them. Both live on the same tab — clusters at the top, recommendations below.

Reading clusters

• Cluster name and hit count. The number shows how many answers were sorted into this theme.
• Representative quotes. Three to five verbatims that describe the cluster well.
• Sentiment. Positive, neutral, negative — as a tendency, not as a scientific finding.

Recommendations

The recommendation engine turns insights into concrete suggested actions — typically three to seven per evaluation. Every recommendation is linked to the evidence clusters it was derived from.

There are three things you can do per recommendation:

• Helpful. The recommendation fits and you want to act on it.
• Not helpful. The recommendation misses the mark. Optionally with a short reason.
• Save for later. You want to come back to it.

The feedback feeds into the quality of the engine in aggregate and does not appear in other teams' evaluations.

Freshness

Clusters and recommendations are generated the first time the tab is opened and then cached. When new answers arrive, they can be recalculated via the refresh icon. That costs tokens from your plan — current consumption is visible under Plan & billing → Usage.

Models & data residency

usabiq supports four AI providers: Anthropic (Claude, US region), OpenAI (US), Mistral AI (EU) and T-Systems LLMHub (EU). Content processing — clustering, summaries, recommendations — uses the text provider (default: Claude, then OpenAI). Semantic embedding (similarity search, "Ask usabiq") always uses OpenAI — it is the only provider with an embedding API; this step runs via OpenAI even when text generation has been switched to an EU provider. By default all calls run through the usabiq platform keys — you do not need your own API keys.

Decision Summary

The Summary tab condenses the evaluation into a score overview plus a prioritised list of themes. If you want to hand a recommendation to stakeholders, this is the right screen for a screenshot or an export.

Contents

• Score dimensions. Type-dependent — e.g. impact, confidence, effort — on a 1 to 5 scale.
• Classifications. Multi-tags such as "Quick Win", "Strategic Bet", "Watch List", "Discard".
• Priority list. Sorted automatically from the score combination, movable by hand.

Sharing results

You can share an evaluation with stakeholders as a read-only link, without them needing a usabiq account.

How it works

1. In the evaluation, click "Share results" in the top right.
2. Optionally set a password and an expiry date.
3. The generated link opens a lean view with two tabs: Summary (Decision Summary, if available on your plan) and Results.

The shared page shows no filters, no PII and no individual answers — only the aggregated evaluations.

Ask usabiq

"Ask usabiq" (navigation entry with the sparkle icon) is a persistent AI chat over your survey and insight data — the successor to the earlier one-shot "AI search". You ask freely worded questions such as "What pain points were there in onboarding in Q1?" and get an answer with cited sources.

How it works

• The first question creates a chat. The AI searches the indexed data and answers with evidence; clicking a source opens that survey's evaluation.
• Follow-up questions continue in the same chat — the history so far is used as context.
• The first question can optionally be restricted to a survey type (e.g. only ODI or only Questionnaire).
• No answer is "made up" — if the data is too thin, the AI says so explicitly. PII fields (name, email) never appear in the answers.

Managing & sharing chats

The left rail holds your recent chats, switchable between "Mine" and "Shared". Per chat you can pin, rename, export as Markdown and delete. Chats are private by default; the share toggle in the chat header makes a chat readable for the whole workspace. Others can only read shared chats — continuing, renaming or deleting is reserved for the creator.

Full-text search

Alongside it there is a simple, licence-free full-text search (navigation entry "Search", magnifier icon). It searches surveys, users, campaigns and audiences and shows the hits grouped; a click jumps straight to the record. From the results — including "no hits" — the link "Ask usabiq about this" takes you into "Ask usabiq" and hands over your search query.

CSV export

Answers and evaluations can be exported as CSV. Availability depends on your plan — Starter is limited to 100 rows per export, higher plans are unlimited.

What gets exported?

• One row per participation.
• Columns: item answers plus the associated profile attributes — derived values only, no PII.
• Active filters are applied to the export, if set.

Triggered via the Export button in the top right of the evaluation page. You get the file straight as a browser download.

Workspace settings

Found under Tenant admin → Settings. Nine tabs are always visible to every tenant admin; three more (AI provider, API keys, webhooks) only appear on a matching plan. You save changes with the central "Save" button at the top — exceptions are noted below.

Switching off AI features (privacy)

The Privacy tab holds the "Disable AI features" switch. When it is on, no workspace data whatsoever is sent to an AI provider and all AI features are locked: AI insights, "Ask usabiq", recommendations, the editor assists and the AI survey assistant. The opt-out is a hard GDPR backstop and overrides everything — including your own BYOK key on Enterprise.

Benchmark data sharing

In the Benchmark tab you decide whether your workspace feeds anonymised aggregate results into cross-tenant comparison programmes — per survey type individually or in bulk (consent to all / revoke all). Only anonymous metrics are shared, no individual answers and no PII; consent can be revoked at any time.

Once you have consented, the comparison appears in the evaluation of every matching survey — see Evaluation → Comparison with other organisations. Without consent it stays hidden: whoever contributes no data does not read any either.

Users & roles

You manage members under Tenant admin → Users. You see all workspace members with their role, status (active, invited, blocked) and profile attributes.

Inviting

1. Invite in the top right.
2. Enter the email, choose a role (USER / EDITOR / TENANT_ADMIN), optionally a personal message.
3. usabiq sends an invitation with an individual link. Default lifetime 7 days; adjustable in the workspace settings.
4. The invitee sets their password at first login.

Bulk actions

Using the checkboxes you select several users and can deactivate them together, assign them to an audience pool or re-trigger their invitation.

User attributes

Probably the most powerful feature in usabiq — and the one most often underestimated. User attributes define which properties a workspace user has, and therefore how sharply you can segment your later evaluations.

Why this matters

An average survey gives you one number: "SUS score 73". That is not wrong, but it does not tell you whether the new power users are happy while the long-standing regulars are frustrated, or the other way round. As soon as you have defined profile attributes, you can make exactly that distinction in the evaluation — as a filter, as a segment, in the Decision Summary, in every export.

Without clean profile attributes, all answers are a single anonymous pool. With them they become a data space you can navigate. The effort per attribute is low — define a field, maintain a few options perhaps — the leverage in every subsequent evaluation is enormous.

Three concrete examples

Section "Account"
  · Account type      (Select: Private | Business)
  · First purchase    (Date → derived: "customer since" bucket)
Section "Category"
  · Main category     (Select: Fashion | Electronics | Furniture | Other)

Section "Role"
  · Department        (Select: Surgery | Internal | Emergency | …)
  · Function          (Select: Doctor | Assistant | Nursing | Admin)
  · Years in the job  (Number → derived: experience bucket)

Section "Account"
  · Plan              (Select: Starter | Pro | Enterprise)
  · Company size      (Select: 1–10 | 11–50 | 51–200 | 200+)
Section "Usage"
  · Position in tool  (Select: Admin | Power user | Daily user)

How the editor is structured

You find the editor under Tenant admin → Settings → User attributes. On the left the structure (sections with their fields), on the right the details of the currently selected field. Changes are first saved as a draft; only Publish activates them for all users.

Sections

Sections group fields by theme — e.g. "General", "Demographics", "Interests", "Account". They affect the profile form and the filter sidebar in the evaluation. Order by drag and drop.

Fields

Every field has a type that determines what the input element looks like:

PII marking

You can mark every field as PII (personal data). PII values are encrypted in the backend with a tenant-specific key and are hidden by default in evaluations, exports, AI insights and "Ask usabiq". Use PII for: name, full email address, date of birth, customer/employee number, postcode, last digits of an IBAN, phone number.

Derived fields (buckets)

The actual "aha" feature. A continuous quantity (age, salary, years in the job, company size) is often PII in its raw form, or at least too fine-grained for meaningful segmentation. The solution: bucket derivation. You define ranges, and alongside the raw value usabiq creates a second field that appears as a filter chip in evaluations — the raw value stays encrypted.

Concretely, for "date of birth":

Field:          user_birthdate    (date, PII)
Derived 1:      user_age          (number)  — exact age
Derived 2:      user_age_bucket   (select)  — 18–24 | 25–34 | 35–44 | …

Standard presets exist for age groups, years in the job, income and company size — you can also define your own ranges freely. The bucket field is not PII, because it is anonymised; it appears in filters, the raw value does not.

Filters and list display

Per field you control whether it appears as a filter in the user list and in evaluations, and which filter group it belongs to. In the workspace settings you also define a primary label, secondary label and primary email — these three fields determine what is shown as name / subtitle / contact in the user list and in evaluation tooltips.

Publish vs. draft

Changes start out as a draft. Clicking Publish activates them. Existing answers stay untouched — only new entries use the new schema. If you mark an existing field as PII after the fact, old plain-text values are encrypted the next time that user is saved; an optional backfill command is available.

Plan & billing

You find your plan, consumption and invoices under Tenant admin → Settings → Plan & billing. During the trial, the countdown of remaining trial days also runs here.

Plans at a glance

Consumption

The "Current usage" area shows the current state per limit (e.g. "120 / 500 responses this month") plus a progress bar. At around 80 % utilisation a notice banner with an upgrade suggestion appears; at 100 % the limit is enforced hard.

Upgrade and downgrade

An upgrade takes effect immediately. A downgrade takes effect at the end of the current billing period. Management runs through the Stripe customer portal, which you open with one click — invoices, payment method and cancellation live there.

API & integrations

A developer surface for connecting usabiq data to other systems: a read-only REST API, outbound webhooks and native integrations. The corresponding tabs appear from Decision Pro upwards — in Free Discovery, Research Starter and Research Core they are hidden.

API keys

Under Settings → API keys you create scope-restricted keys for the public, read-only REST API. Selectable scopes: read insights and read decision summaries. Optionally you set an expiry date; revocable at any time.

Webhooks

Under Settings → Webhooks you subscribe to events and have them delivered to your own HTTPS endpoint — HMAC-signed, so you can verify the origin. Available events:

• survey.completed — a participation was completed.
• insight.generated — new AI insights are available.
• decision.ready — a Decision Summary is ready.

Delivery can be checked with a test ping. Limit: Decision Pro 5 subscriptions, Enterprise unlimited.

Native integrations

Slack, Jira and Productboard are not a separate tab but webhook types within the webhook dialog — selectable on Enterprise only. On Decision Pro only the generic HMAC webhook is available; the Slack / Jira / Productboard options are disabled there in the type picker.

Legal agreements

Three legal documents are relevant in the workspace: terms of service, the privacy policy (platform) and the data processing agreement (DPA). You accepted all three when signing up; you see the status per version under Tenant admin → Settings → Legal agreements.

New versions

When we update a document, you get a full-page renewal screen at your next login. You have to accept the new version before you can continue using the workspace — existing data and surveys stay untouched.

Your own privacy policy

For your participants (e.g. when you send surveys to external people) you can store your own privacy policy. It is shown at the privacy gate before they fill in the survey.

My profile

Via the avatar icon in the top right → "My profile" you reach your own settings. Three tabs.

Profile

Display name, profile picture and, depending on the workspace setup, further profile attributes. Changes take effect immediately.

Security

• Change password. Current password plus new one plus confirmation.
• Active devices. A list of all sessions with location and time — you can end individual sessions deliberately.
• Data export. One click produces a download of your personal data.

Account

Notification preferences and delete account. When you delete, we send a confirmation email; from then on you have a 30-day recovery window. After that your PII is anonymised or deleted (depending on the workspace setting) — answers you gave remain as anonymous statistics.